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02 -
AMÉLIORER UNE FEUILLE DE
CALCUL
1. Utiliser des fonctions
intégrées simples
Une fonction est une formule particulière prédéfinie.
L’utilisation des fonctions simplifie et raccourcit les
formules dans vos feuilles de calcul.
è
Coller une fonction dans une formule
- Sélectionnez la
cellule dans laquelle vous voulez entrer la formule.
Cliquez sur l’outil « Coller
une fonction » de la barre d’outils « Standard ». |
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OU
- Choisissez dans le menu « Insertion », la
commande « Fonction ».
Excel affiche les catégories
de fonctions et les fonctions disponibles.
- Choisissez la catégorie de fonction qui vous
intéresse.
- Sélectionnez la fonction que vous voulez coller.
- Cliquez sur le bouton « OK ».
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- Sélectionnez la plage de cellules concernées.
(Vous pouvez déplacer la
boîte de dialogue en cliquant dans la barre de titre et en faisant glisser
la souris).
Excel affiche la valeur du
résultat dans la boîte de dialogue. |
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- Cliquez sur le bouton « Fin ».
Vous pouvez cliquer sur les
arguments un par un.
Le signe = est inséré
automatiquement devant la formule de calcul. |
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è
LA FONCTION SOMME
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Au lieu de taper la formule = A1 + A2 + A3 + A4, vous
pouvez utiliser la fonction SOMME.
La formule sera la suivante : = SOMME (A1 :A4) où
A1 :A4 représente la plage des cellules à additionner (ou arguments). |
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q
En tapant la fonction SOMME
- Cliquez sur la
cellule ou doit être saisie la formule.
- Tapez le signe =
- Tapez SOMME
- Tapez (
- Cliquez sur la première cellule à sélectionner.
- Maintenez le bouton de la souris enfoncé et
faites-la glisser sur les autres cellules.
- Quand la sélection est correcte, relâchez le
bouton de la souris.
- Tapez ENTREE.
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q
En utilisant l’outil « Somme automatique » |
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1. Cliquer
sur le bouton « Somme automatique »
N’oubliez pas de redéfinir la zone si celle
qui est proposée par Excel n’est pas correcte.
La syntaxe à retenir sera : =SOMME(A1 :A4).
- Tapez ENTREE.
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q
En utilisant l’Assistant Fonction
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- Cliquez sur le bouton « Coller fonction »
ou choisissez dans le menu « Insertion » la commande « Fonction ».
- Dans le champ « Catégorie de fonction »,
cliquez sur « Tous ».
- Dans le champ « Nom de la fonction »,
cliquez sur « Somme » et cliquez sur « OK ».
- Sélectionnez la plage de cellules à additionner.
- Cliquez sur « OK ».
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è
LES FONCTIONS STATISTIQUES SIMPLES
- Choisissez le menu « Insertion ».
- Dans la commande « Nom ».
- Choisissez la sous-commande « Définir ».
- Sélectionnez le nom que vous voulez modifier.
- Dans la zone « Fait référence à : »,
entrez une nouvelle référence.
- Choisissez OK.
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è
Supprimer un nom qui n’est plus utilisé
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=MOYENNE(A1 :A4)
Cette fonction calcule la valeur moyenne des cellules de la plage
sélectionnée.
=NB(A1 :A4)
Cette fonction calcule le nombre d’éléments numériques dans la plage
sélectionnée.
=MAX(A1 :A4)
Cette fonction calcule la valeur maximale des cellules de la plage
sélectionnée.
=MIN(A1 :A4)
Cette fonction calcule la valeur minimale des cellules de la plage
sélectionnée. |
2. Déplacer, copier, recopier
des cellules
è
DÉPLACER DES CELLULES
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q
Avec les commandes « Couper » et « Coller »
- Sélectionnez la cellule ou les cellules à
déplacer.
- Dans le menu « Édition » choisissez la
commande « Couper ».
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Excel entoure la sélection
de pointillés et copie les données dans le presse-papiers.
- Sélectionnez la cellule du coin supérieur gauche
de la zone de destination.
- Dans le menu « Édition » choisissez la
commande « Coller ».
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q
En la faisant glisser
- Sélectionnez la
zone à déplacer.
- Pointez sur un bord quelconque de la zone pour que
le curseur change de forme (la croix devient une flèche pointée vers la
gauche).
- Cliquez et maintenez le bouton de la souris
enfoncé pour entraîner la sélection vers son nouvel emplacement.
- Relâchez le bouton de la souris.
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Attention !!! Pour pouvoir déplacer une
sélection en la faisant glisser, il faut que dans le menu « Outils »
la commande « Options », l’onglet « Modification », la case à
cocher « Glissement-déplacement de la cellule » soit activée. |
è
COPIER DES CELLULES
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q
Avec les commandes « Copier » et « Coller »
- Sélectionnez la ou les cellules à copier.
- Dans le menu « Édition », choisissez la
commande « Copier ».
Excel entoure la sélection
de pointillés et copie les données dans le presse-papiers.
- Sélectionnez la cellule du coin supérieur gauche
de la zone de destination.
- Dans le menu « Édition » choisissez la
commande « Coller ».
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q
En les faisant glisser
- Sélectionnez la zone à copier.
- Pointez sur un bord quelconque de la zone pour que
le curseur change de forme (la croix devient une flèche pointée vers la
gauche).
- Cliquez, maintenant la touche Ctrl enfoncée
et faites glisser votre sélection vers l’emplacement où vous voulez la
copier.
- Relâchez le bouton de la souris
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Attention !!! Lors de
la copie d’une formule de calcul, Excel modifie les références de la formule
en fonction du nouvel emplacement. Lors d’un déplacement, la formule de
calcul est inchangée, seul l’emplacement du résultat varie. |
è
Recopier des cellules
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q
A l’aide de la commande « Recopie »
- Sélectionnez la ou les cellules à recopier et les
cellules adjacentes à remplir.
- Choisissez la commande « Recopier » du menu
« Édition ».
- Choisissez « vers le bas », « vers le
haut », « à droite », « à gauche » selon les cas.
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q
A l’aide de la poignée de recopie
- Sélectionnez la ou les cellules à recopier.
- Pointez sur le bord inférieur droit de la zone
(poignée de recopie) pour que le curseur change de forme (la croix
évidée devient une croix simple).
- Cliquez et faites glisser de la souris sur la zone
où doit s’effectuer la recopie (vers le bas, le haut, la gauche ou la
droite).
- Relâchez le bouton
de la souris.
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Si le déplacement ou la
copie de cellules provoque des erreurs ou d’autres problèmes, choisissez
immédiatement la commande « Annuler » du menu « Édition ». |
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3. Utiliser les références
relatives et absolues
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Une référence identifie une cellule ou un groupe de
cellules dans une feuille de calcul.
Les références indiquent à Microsoft Excel dans quelles cellules il doit
chercher les valeurs que vous voulez utiliser dans une formule. |
è
Les références relatives
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Une référence relative
indique à Excel comment trouver une autre cellule en partant de celle qui
contient la formule. Les références telles que C4 et F7 sont
des références relatives.
Vous utilisez les références
relatives si vous voulez toujours faire référence à des cellules situées à
un certain endroit par rapport à la cellule qui contient la formule. |
è
Les références absolues
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Une référence absolue
indique à Excel comment trouver une cellule selon la place exacte de cette
cellule dans la feuille de calcul. Elle s’écrit en mettant le signe dollar
($) devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. Les références
telles que $D$9 et $F$12 sont des références absolues.
Vous utilisez les références
absolues quand vous voulez faire référence à la même cellule quel que soit
l’endroit où se situe la formule. |
è
Pour modifier le type de référence d’une cellule
- Sélectionnez la cellule qui contient le type de
référence que vous voulez changer.
- Sélectionnez la référence de cellule dans la barre
de formule.
- Appuyez sur la touche F4.
La référence H12 (par
exemple) est remplacée par $H$12.
- Cliquez sur la case Entrée (case cochée) ou
appuyez sur ENTRÉE.
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Il existe les références
mixtes où seule une partie de la référence est fixée.
Dans la référence H$12, le numéro de ligne est fixé, dans la référence $H12,
le numéro de colonne est fixé. |
4.
Insérer, supprimer des cellules, des lignes et des colonnes
è
Insérer des cellules vides
- Sélectionnez une
plage de cellules de la même taille que la plage de cellules vides à
insérer.
- Choisissez le menu « Insertion », la
commande « Cellule ».
- Sélectionnez « Décaler les cellules vers la
droite » pour insérer des colonnes partielles ou « Décaler les
cellules vers le bas » pour insérer des lignes partielles.
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è
Insérer une ligne ou une colonne entière
- Sélectionnez la
ligne ou la colonne entière à décaler.
Pour cela cliquez sur le
numéro de la ligne ou sur la lettre de la colonne.
Pour insérer plusieurs
lignes ou colonnes, étendez la sélection pour inclure le nombre de lignes ou
de colonnes à insérer.
- Choisissez dans le menu « Insertion », la
commande « Ligne » ou « Colonne ».
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è
Supprimer des cellules
- Sélectionnez les cellules à supprimer.
- Choisissez la commande « Supprimer » du
menu « Édition ».
- Sélectionnez l’option « Décaler les
cellules vers la gauche »
ou « Décaler les cellules vers le haut » pour déplacer les
cellules restantes.
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è
Supprimer une ligne ou une colonne entière
- Sélectionnez la ligne ou la colonne à
supprimer (ou sélectionnez plusieurs lignes ou plusieurs colonnes).
- Choisissez la commande « Supprimer » du
menu « Édition ».
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