- Organiser une liste

- Directement dans la liste

- Avec les outils

- Mettre en forme une liste

- En utilisant la grille

- Avec le menu

- Définir la zone de critères

- Insérer des sous totaux automatiques

- Définir la zone de destination

- Filtrer la liste de données

1. Utilisez une seule liste par feuille de calcul.
2. Placez des éléments identiques dans une colonne.
3. Maintenez la liste séparée des autres données. Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre la liste et les autres données sur la feuille de calcul.
4. Placez les données importantes au-dessus ou au-dessous de la liste. Évitez de placer des données importantes à gauche ou à droite de la liste.
5. Vérifiez que les lignes ou les colonnes masquées sont affichées avant de modifier la liste.

1. Différenciez la mise en forme des étiquettes de colonnes et des données de la liste.
2. Utilisez les bordures de cellules si vous voulez séparer les étiquettes et les données (n’insérez pas de lignes vides).
3. Évitez les lignes et les colonnes vides à l’intérieur de la liste.
4. N’insérez pas d’espace à gauche ni à droite des données.
5. Utilisez le menu
   « Outils – Options – Modification – Étendre les formules et formats de liste ».

1. Cliquez dans une cellule de la liste à modifier.
2. Choisissez le menu « Données – Grille ».
3. Cliquez sur le bouton « Nouvelle ».
4. Tapez les informations pour le nouvel enregistrement.
   Pour passer au champ suivant, appuyez sur TAB, pour passer au champ précédent, appuyez sur MAJ + TAB.
5. Lorsque la saisie est terminée,
   appuyez sur ENTRÉE pour ajouter l’enregistrement.
6. Cliquez sur le bouton « Fermer » pour fermer la grille.

1. Choisissez le menu « Données – Grille ».
2. Passez d’un enregistrement à l’autre à l’aide des flèches de direction, de la barre de défilement et avec les boutons « Suivante » et « Précédente ».
3. Pour atteindre une fiche en fonction d’un critère, cliquez sur le bouton « Critères ».
4. Tapez le ou les critères dans la grille vide.
5. Cliquez sur le bouton « Suivante » pour atteindre la première fiche qui correspond au critère.
6. Pour revenir dans la grille sans rechercher les enregistrements répondant aux critères indiqués, cliquez sur le bouton « Critères » puis « Grille ».

1. Cliquez dans une cellule de la liste à modifier.
2. Choisissez le menu « Données – Grille ».
3. Recherchez l’enregistrement à modifier.
4. Modifiez les informations dans l’enregistrement en passant d’un champ à l’autre avec TAB et MAJ + TAB.
5. Appuyez sur ENTRÉE pour mettre à jour la liste.
6. Cliquez sur « Fermer » pour mettre à jour et fermer la grille

1. Cliquez dans une cellule de la liste à modifier.
2. Choisissez le menu « Données – Grille ».
3. Recherchez l’enregistrement à supprimer.
4. Cliquez sur le bouton « Supprimer ».

1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier.
2. Pour trier dans l’ordre croissant, cliquez sur le bouton « Trier dans l’ordre croissant » de la barre d’outils « Standard ».
3. Pour trier dans l’ordre décroissant, cliquez sur le bouton « Trier dans l’ordre décroissant » de la barre d’outils « Standard ».

1. Cliquez dans la liste que vous voulez trier.
2. Choisissez le menu « Données – Trier ».
3. Dans la zone « Trier par » choisissez le champ sur lequel vous voulez trier les données.
4. Dans les zones « Puis par » choisissez les autres clés de tri pour une profondeur de tri plus importante.
5. Indiquez si la première ligne est une ligne de titres.
   Dans ce cas, Excel n’en tient pas compte pour le tri.

En cliquant sur le bouton « Options », vous pouvez choisir de faire un tri par ligne (du haut vers le bas) ou par colonne (de la gauche vers la droite).
Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un tri normal (alphabétique ou numérique) ou personnalisé.  

Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiées pour une colonne.

1. Cliquez sur une cellule de la liste à filtrer.
2. Choisissez le menu « Données – Filtre – Filtre automatique ».
3. Cliquez sur la flèche située dans la colonne comprenant les données à afficher.
4. Cliquez sur la valeur.
5. Pour appliquer une condition supplémentaire basée sur une valeur située dans une autre colonne, répétez les étapes 3 et 4 dans l’autre colonne.

6. Pour filtrer la liste en fonction de deux valeurs situées dans la même colonne ou pour appliquer des opérateurs de comparaison autres que « Égal », cliquez sur la flèche de la colonne puis sur « Personnalisé ».

Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher.

Pour supprimer le filtre automatique, cliquez sur la flèche de la colonne, puis sur « Tous », ou choisissez le menu « Données – Filtre – Afficher tout ».

1. Sélectionnez les étiquettes des colonnes de la liste.

2. Choisissez le menu « Édition – Copier ».

3. Sélectionnez la première cellule de la plage de critères et choisissez le menu « Édition – Coller ».

1. Sélectionnez les étiquettes souhaitées des colonnes de la liste.

2. Choisissez le menu « Édition – Copier ».

3. Sélectionnez la première cellule de la plage de destination et choisissez le menu « Édition – Coller ».

1. Cliquez dans une cellule de la feuille de destination.
2. Choisissez le menu « Données – Filtre – Filtre élaboré ».
3. Cliquez sur « Copier vers un autre emplacement ».
4. Dans la zone « Plages », tapez les références de la liste de données.
5. Dans la zone « Zone de critères », tapez les références de la zone de critères, y compris les étiquettes de critères et autant de lignes qu’il y a de critères remplis.
6. Dans la zone « Copier dans », tapez les références de la zone de destination.
7. Cliquez sur OK.

Vous pouvez nommer préalablement les plages de cellules :

Critères pour la zone de critères,

Base_de_données pour la liste de données,

Extraire pour la zone de destination.

1. Triez la liste en fonction de la colonne pour laquelle vous voulez calculer des sous totaux.
2. Placez la cellule active dans la liste.
3. Choisissez le menu « Données – Sous totaux ».
4. Dans la zone « A chaque changement de », cliquez sur la colonne qui contient les groupes pour lesquels vous voulez obtenir les sous totaux.
5. Dans la zone « Utiliser la fonction », cliquez sur la fonction à utiliser pour calculer les sous totaux ».
6. Dans la zone « Ajouter un sous total à », activez les cases correspondant aux colonnes pour lesquelles vous souhaitez obtenir les sous totaux.
7. Cliquez sur OK.

Excel crée le plan de la liste en groupant les lignes de détail avec chaque ligne de sous total associé, puis les lignes de sous total avec celle du total général.

La fonction utilisée est la fonction sous.total dont la syntaxe est la suivante :  

=SOUS.TOTAL(N°fonction;plage de cellules)

Onze fonctions sont disponibles :

1                    Moyenne

2                    Nb

3                    Nbval

4                    Max

5                    Min

6                    Produit

7                    Ecartype

8                    Ecartypep

9                    Somme

10                 Var